Artificial Intelligence (AI) Policy

Artificial Intelligence (AI) Policy

Generative Artificial Intelligence (GenAI) and AI-assisted tools, such as ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, and other similar technologies, provide opportunities to support scholarly writing and editorial processes but also raise important issues concerning accuracy, originality, confidentiality, transparency, and academic integrity. GENCARE: Journal of Community Service in Health is committed to the responsible and transparent use of Artificial Intelligence in scholarly publishing.

This policy applies to authors, reviewers, editors, and other parties involved in the publication process.

Authorship

Generative AI systems and AI-assisted tools cannot be listed as authors or co-authors of manuscripts submitted to GENCARE: Journal of Community Service in Health.

Authorship is limited to individuals who have made substantial intellectual and scholarly contributions to the work and who can take responsibility for the accuracy, integrity, originality, and ethical compliance of the published article.

AI systems cannot assume responsibility for published content, approve the final manuscript, respond to questions regarding research or community service integrity, or be accountable for conflicts of interest. Therefore, AI does not meet recognized authorship criteria.

Permitted Use by Authors

Authors may use AI-assisted tools for limited supporting purposes, including:

  • Improving grammar, spelling, and language clarity
  • Improving readability and academic writing style
  • Assisting with manuscript organization and structure
  • Supporting formatting and editorial preparation
  • Assisting with translation, provided that the final text is carefully verified by the authors
  • Generating preliminary ideas or outlines that are subsequently critically evaluated and developed by the authors

AI-assisted tools must not replace the authors' intellectual contribution, professional judgment, critical analysis, interpretation, or responsibility for the manuscript.

Prohibited Use of AI

Authors must not use AI tools to fabricate, manipulate, or misrepresent any aspect of community service activities or scholarly reporting.

Prohibited uses include, but are not limited to:

  • Fabricating or altering participant data
  • Generating fictitious pre-test or post-test results
  • Fabricating screening, survey, interview, or evaluation results
  • Creating false statistical results
  • Generating fictitious community participants, partners, or institutions
  • Creating or manipulating photographs that falsely represent actual community service activities
  • Generating fictitious testimonials, quotations, or participant statements
  • Producing false descriptions of community engagement or program implementation
  • Generating references, citations, DOI numbers, or sources that have not been independently verified
  • Using AI-generated content to conceal plagiarism or duplicate publication

Photographs or visual documentation presented as evidence of community service activities must represent actual activities conducted by the authors and their partners. AI-generated or substantially AI-manipulated images must not be presented as authentic documentation of community service implementation.

Accuracy and Verification

Authors remain fully responsible for verifying all AI-assisted content before submission. AI-generated information may contain inaccurate statements, fabricated references, incorrect citations, biased information, or misleading interpretations.

Authors must independently verify all references, citations, statistical information, factual statements, and other scholarly content generated or suggested by AI tools.

Disclosure Requirement

The use of generative AI or AI-assisted technologies in manuscript preparation must be clearly and transparently disclosed when the use goes beyond routine spelling, grammar, or formatting assistance.

The disclosure should identify:

  • The name of the AI tool used
  • The purpose for which the tool was used
  • The part of the manuscript in which AI assistance was applied
  • A statement confirming that the authors reviewed and take full responsibility for the final content

The disclosure may be included in the Acknowledgments, Methods, or another appropriate section of the manuscript.

Failure to disclose substantial AI-assisted content may be considered a violation of publication ethics.

AI and References

Authors must not rely on AI-generated references without verifying the original source. Every reference included in the manuscript must correspond to a genuine, traceable, and relevant publication.

Fabricated references, incorrect DOI numbers, nonexistent journal articles, or misrepresented sources generated by AI constitute unacceptable scholarly practice.

AI and Participant Privacy

Authors must not upload confidential, identifiable, sensitive, or private information related to patients, community participants, health records, community partners, or institutions into public generative AI systems unless appropriate authorization, data protection safeguards, and ethical requirements have been satisfied.

The privacy, confidentiality, and rights of community participants must be protected at all times.

Responsibilities of Reviewers

Reviewers must maintain strict confidentiality regarding manuscripts received for peer review.

Reviewers must not upload unpublished manuscripts, figures, tables, participant information, or other confidential materials into publicly accessible generative AI platforms because doing so may compromise confidentiality, copyright, intellectual property, and participant privacy.

Reviewers remain personally responsible for the content, accuracy, and objectivity of their review reports.

Responsibilities of Editors

Editors must protect the confidentiality and intellectual property of submitted manuscripts. Unpublished manuscripts, reviewer reports, participant information, or confidential editorial materials must not be uploaded to public AI systems in ways that could compromise confidentiality.

Editorial decisions must remain the responsibility of qualified human editors. AI tools must not independently determine whether a manuscript should be accepted, revised, or rejected.

Human Accountability

Regardless of whether AI-assisted tools have been used, authors remain fully responsible for:

  • Accuracy and integrity of all reported data
  • Authenticity of community service activities
  • Accuracy of program evaluation results
  • Originality of the manuscript
  • Accuracy and validity of references and citations
  • Interpretation and discussion of results
  • Protection of participant privacy and confidentiality
  • Compliance with ethical and institutional requirements
  • Accuracy of photographs, figures, tables, and documentation
  • The entire content of the final published article

Violation of the AI Policy

Suspected misuse of AI will be evaluated by the editorial team in accordance with the journal's Publication Ethics, Plagiarism Policy, and Research and Publication Misconduct Policy.

Where inappropriate AI use is identified, possible actions may include:

  • Request for clarification or revision
  • Rejection of the manuscript
  • Correction of a published article
  • Expression of concern
  • Retraction of the article in serious cases

Monitoring and Policy Updates

GENCARE: Journal of Community Service in Health will periodically review and update this policy to reflect developments in Artificial Intelligence technologies and evolving international standards for responsible AI use in scholarly publishing.

Kebijakan Kecerdasan Buatan (AI)

Kecerdasan Buatan Generatif atau Generative Artificial Intelligence (GenAI) dan perangkat berbantuan AI seperti ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, serta teknologi sejenis memberikan peluang dalam mendukung proses penulisan dan publikasi ilmiah. Namun, teknologi tersebut juga menimbulkan tantangan terkait akurasi, orisinalitas, kerahasiaan, transparansi, dan integritas akademik. GENCARE: Journal of Community Service in Health berkomitmen mendorong penggunaan Artificial Intelligence secara bertanggung jawab dan transparan dalam publikasi ilmiah.

Kebijakan ini berlaku bagi penulis, reviewer, editor, serta pihak lain yang terlibat dalam proses publikasi jurnal.

Kepengarangan

Sistem Generative AI maupun perangkat berbantuan AI tidak dapat dicantumkan sebagai penulis atau co-author pada naskah yang dikirimkan ke GENCARE: Journal of Community Service in Health.

Kepengarangan hanya diberikan kepada individu yang memberikan kontribusi intelektual dan ilmiah secara substansial serta mampu bertanggung jawab terhadap akurasi, integritas, orisinalitas, dan kepatuhan etika artikel.

AI tidak dapat bertanggung jawab terhadap isi publikasi, menyetujui versi akhir naskah, menjawab permasalahan integritas publikasi, maupun bertanggung jawab terhadap konflik kepentingan. Oleh karena itu, AI tidak memenuhi kriteria kepengarangan.

Penggunaan AI yang Diperbolehkan

Penulis dapat menggunakan perangkat berbantuan AI secara terbatas untuk:

  • Memperbaiki tata bahasa, ejaan, dan kejelasan bahasa
  • Meningkatkan keterbacaan dan gaya penulisan akademik
  • Membantu organisasi dan struktur naskah
  • Membantu formatting dan persiapan editorial
  • Membantu penerjemahan dengan kewajiban verifikasi akhir oleh penulis
  • Membantu pengembangan ide atau kerangka awal yang selanjutnya dievaluasi dan dikembangkan secara kritis oleh penulis

AI tidak boleh menggantikan kontribusi intelektual, pertimbangan profesional, analisis kritis, interpretasi, maupun tanggung jawab penulis terhadap isi naskah.

Penggunaan AI yang Dilarang

Penulis dilarang menggunakan AI untuk membuat, memanipulasi, atau merepresentasikan secara tidak benar kegiatan pengabdian kepada masyarakat maupun hasil ilmiah yang dilaporkan.

Penggunaan yang dilarang meliputi:

  • Membuat atau memanipulasi data peserta
  • Membuat hasil pre-test atau post-test yang tidak pernah diperoleh
  • Membuat hasil skrining, survei, wawancara, atau evaluasi yang fiktif
  • Membuat hasil statistik yang tidak berasal dari data sebenarnya
  • Membuat peserta, mitra, atau institusi fiktif
  • Membuat atau memanipulasi foto sehingga seolah-olah merupakan dokumentasi kegiatan nyata
  • Membuat testimoni atau pernyataan peserta yang tidak pernah diberikan
  • Membuat deskripsi palsu mengenai keterlibatan masyarakat atau pelaksanaan program
  • Membuat referensi, sitasi, DOI, atau sumber yang belum diverifikasi kebenarannya
  • Menggunakan AI untuk menyamarkan plagiarisme atau publikasi ganda

Foto atau dokumentasi visual yang digunakan sebagai bukti kegiatan pengabdian kepada masyarakat harus menggambarkan kegiatan yang benar-benar dilaksanakan. Gambar yang dihasilkan atau dimanipulasi secara substansial menggunakan AI tidak boleh disajikan sebagai dokumentasi autentik kegiatan pengabdian.

Akurasi dan Verifikasi

Penulis tetap bertanggung jawab penuh untuk memverifikasi seluruh konten yang dibantu oleh AI sebelum naskah dikirimkan. Informasi yang dihasilkan AI dapat mengandung kesalahan fakta, referensi fiktif, sitasi yang tidak tepat, bias, atau interpretasi yang menyesatkan.

Seluruh referensi, DOI, sitasi, informasi statistik, pernyataan faktual, dan konten ilmiah yang diberikan atau disarankan oleh AI harus diverifikasi secara mandiri oleh penulis.

Kewajiban Pengungkapan

Penggunaan Generative AI atau teknologi berbantuan AI dalam penyusunan naskah harus diungkapkan secara jelas dan transparan apabila penggunaannya melampaui pemeriksaan ejaan, tata bahasa, atau formatting rutin.

Pengungkapan setidaknya mencantumkan:

  • Nama perangkat AI yang digunakan
  • Tujuan penggunaan perangkat tersebut
  • Bagian naskah yang memperoleh bantuan AI
  • Pernyataan bahwa penulis telah memeriksa dan bertanggung jawab penuh terhadap konten akhir

Pernyataan penggunaan AI dapat ditempatkan pada bagian Acknowledgments, Methods, atau bagian lain yang sesuai dalam naskah.

Tidak mengungkapkan penggunaan AI secara substansial dapat dianggap sebagai pelanggaran etika publikasi.

AI dan Referensi

Penulis tidak boleh menggunakan referensi yang dihasilkan AI tanpa memeriksa sumber aslinya. Setiap referensi yang dicantumkan harus merupakan publikasi yang nyata, dapat ditelusuri, dan relevan.

Referensi fiktif, DOI yang salah, artikel yang tidak pernah diterbitkan, atau sumber yang direpresentasikan secara tidak benar oleh AI merupakan praktik akademik yang tidak dapat diterima.

AI dan Privasi Peserta

Penulis dilarang memasukkan informasi rahasia, data yang dapat mengidentifikasi peserta, informasi pasien, rekam kesehatan, informasi mitra masyarakat, atau informasi institusi yang bersifat sensitif ke dalam platform Generative AI publik tanpa izin, perlindungan data, dan pemenuhan ketentuan etika yang sesuai.

Privasi, kerahasiaan, dan hak peserta kegiatan pengabdian harus selalu dilindungi.

Tanggung Jawab Reviewer

Reviewer wajib menjaga kerahasiaan naskah yang diterima untuk proses peer review.

Reviewer tidak diperkenankan mengunggah naskah yang belum dipublikasikan, gambar, tabel, data peserta, maupun materi rahasia lainnya ke platform Generative AI yang dapat diakses publik karena dapat melanggar kerahasiaan, hak cipta, kekayaan intelektual, dan privasi peserta.

Reviewer tetap bertanggung jawab secara pribadi terhadap kualitas, akurasi, objektivitas, dan substansi laporan review yang diberikan.

Tanggung Jawab Editor

Editor wajib melindungi kerahasiaan dan hak kekayaan intelektual naskah yang dikirimkan. Naskah yang belum dipublikasikan, laporan reviewer, data peserta, atau materi editorial yang bersifat rahasia tidak boleh dimasukkan ke dalam platform AI publik apabila dapat membahayakan kerahasiaan.

Keputusan editorial tetap menjadi tanggung jawab editor manusia yang kompeten. AI tidak boleh secara mandiri menentukan apakah suatu naskah diterima, direvisi, atau ditolak.

Akuntabilitas Penulis

Terlepas dari penggunaan perangkat berbantuan AI, penulis tetap bertanggung jawab penuh terhadap:

  • Keakuratan dan integritas seluruh data
  • Keaslian kegiatan pengabdian kepada masyarakat
  • Keakuratan hasil evaluasi program
  • Orisinalitas naskah
  • Keakuratan referensi dan sitasi
  • Interpretasi dan pembahasan hasil
  • Perlindungan privasi dan kerahasiaan peserta
  • Kepatuhan terhadap ketentuan etika dan institusional
  • Keaslian foto, tabel, gambar, dan dokumentasi kegiatan
  • Seluruh isi artikel yang akhirnya dipublikasikan

Pelanggaran Kebijakan AI

Dugaan penyalahgunaan AI akan dievaluasi oleh tim editorial sesuai dengan Publication Ethics, Plagiarism Policy, serta Research and Publication Misconduct Policy GENCARE.

Apabila ditemukan penggunaan AI yang tidak sesuai, tindakan yang dapat dilakukan meliputi:

  • Permintaan klarifikasi atau revisi
  • Penolakan naskah
  • Koreksi terhadap artikel yang telah diterbitkan
  • Expression of Concern
  • Retraksi artikel untuk pelanggaran yang serius

Pembaruan Kebijakan

GENCARE: Journal of Community Service in Health akan meninjau dan memperbarui kebijakan ini secara berkala sesuai dengan perkembangan teknologi Artificial Intelligence dan standar internasional mengenai penggunaan AI yang bertanggung jawab dalam publikasi ilmiah.