Artificial Intelligence (AI) Policy

Artificial Intelligence (AI) Policy

Generative Artificial Intelligence (GenAI) and AI-assisted tools, such as ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, and other similar technologies, provide opportunities to support scholarly writing and editorial processes but also raise important issues concerning accuracy, originality, confidentiality, transparency, and academic integrity. GENCARE: Journal of Health Empowerment and Community Innovation is committed to the responsible and transparent use of Artificial Intelligence in scholarly publishing.

This policy applies to authors, reviewers, editors, and other parties involved in the publication process.

Authorship

Generative AI systems and AI-assisted tools cannot be listed as authors or co-authors of manuscripts submitted to GENCARE: Journal of Health Empowerment and Community Innovation.

Authorship is limited to individuals who have made substantial intellectual and scholarly contributions to the work and who can take responsibility for the accuracy, integrity, originality, and ethical compliance of the published article.

AI systems cannot assume responsibility for published content, approve the final manuscript, respond to questions regarding research or community service integrity, or be accountable for conflicts of interest. Therefore, AI does not meet recognized authorship criteria.

Permitted Use by Authors

Authors may use AI-assisted tools for limited supporting purposes, including:

  • Improving grammar, spelling, and language clarity
  • Improving readability and academic writing style
  • Assisting with manuscript organization and structure
  • Supporting formatting and editorial preparation
  • Assisting with translation, provided that the final text is carefully verified by the authors
  • Generating preliminary ideas or outlines that are subsequently critically evaluated and developed by the authors
  • Assisting with transparent and reproducible data analysis, when the original data are authentic, the methods are documented, and all results are independently verified
  • Creating clearly labeled illustrative diagrams or educational graphics that are not presented as photographic evidence of actual activities

AI-assisted tools must not replace the authors' intellectual contribution, professional judgment, critical analysis, interpretation, or responsibility for the manuscript. Authors must verify all AI-assisted outputs and disclose relevant use as described below.

Prohibited Use of AI

Authors must not use AI tools to fabricate, manipulate, or misrepresent any aspect of community service activities or scholarly reporting.

Prohibited uses include, but are not limited to:

  • Fabricating or altering participant data
  • Generating fictitious pre-test or post-test results
  • Fabricating screening, survey, interview, or evaluation results
  • Creating false statistical results
  • Generating fictitious community participants, partners, or institutions
  • Creating or manipulating photographs that falsely represent actual community service activities
  • Generating fictitious testimonials, quotations, or participant statements
  • Producing false descriptions of community engagement or program implementation
  • Including fabricated, nonexistent, or unverified references, citations, DOI numbers, or sources in a manuscript
  • Using AI-generated content to conceal plagiarism or duplicate publication

Photographs or visual documentation presented as evidence of community service activities must represent actual activities conducted by the authors and their partners. AI-generated or substantively AI-manipulated images must not be presented as authentic documentation of program implementation. Any permitted AI-generated illustrative figure must be clearly identified as an illustration, disclosed, and must not misrepresent participants, procedures, or outcomes.

Accuracy and Verification

Authors remain fully responsible for verifying all AI-assisted content before submission. AI-generated information may contain inaccurate statements, fabricated references, incorrect citations, biased information, or misleading interpretations.

Authors must independently verify all references, citations, statistical information, factual statements, and other scholarly content generated or suggested by AI tools.

Disclosure Requirement

Authors must clearly and transparently disclose the use of generative AI or AI-assisted technologies in producing submitted material, including substantive writing assistance, translation, analysis, or figure preparation. Disclosure is required at submission and in the manuscript where relevant. Basic non-generative spelling checks and mechanical formatting tools do not require separate disclosure.

The disclosure should identify:

  • The name of the AI tool used and, if known, its version
  • The purpose for which the tool was used
  • The part of the manuscript in which AI assistance was applied
  • A statement confirming that the authors reviewed and take full responsibility for the final content

Authors should declare AI use in the submission cover letter or designated declaration field and describe it in the Acknowledgments when used for writing assistance, or in the Methods when used for data processing, analysis, or figure preparation. Authors remain responsible for checking the accuracy, originality, and appropriateness of all such material.

Failure to disclose substantial AI-assisted content may be considered a violation of publication ethics.

AI and References

Authors must not rely on AI-generated references without verifying the original source. Every reference included in the manuscript must correspond to a genuine, traceable, and relevant publication.

Fabricated references, incorrect DOI numbers, nonexistent journal articles, or misrepresented sources generated by AI constitute unacceptable scholarly practice.

AI and Participant Privacy

Authors must not enter identifiable patient information, participant records, confidential institutional data, or other sensitive material into third-party AI systems unless the activity is lawfully authorized, the necessary participant or institutional permissions are in place, and appropriate confidentiality and data-protection safeguards have been verified. Data should be minimized and de-identified wherever possible; de-identification alone does not automatically make a system suitable for confidential material.

The privacy, confidentiality, and rights of community participants must be protected at all times.

Responsibilities of Reviewers

Reviewers must maintain strict confidentiality regarding manuscripts received for peer review.

Reviewers must not upload unpublished manuscripts, figures, tables, participant information, or other confidential materials into external AI systems unless the journal has explicitly authorized the specific use in advance, any necessary author permission has been obtained, and confidentiality can be assured. Reviewers seeking to use AI to assist the review must obtain prior editorial permission, disclose its use, and independently verify their assessments.

Reviewers remain personally responsible for the content, accuracy, and objectivity of their review reports.

Responsibilities of Editors

Editors must protect the confidentiality and intellectual property of submitted manuscripts. Unpublished manuscripts, reviewer reports, participant information, or confidential editorial materials must not be uploaded into AI systems unless any required author permissions and appropriate safeguards protect confidentiality. Any journal use of AI for editorial production, such as copyediting, must be subject to human oversight and transparently communicated to authors where relevant.

Editorial decisions must remain the responsibility of qualified human editors. AI tools must not independently determine whether a manuscript should be accepted, revised, or rejected.

Human Accountability

Regardless of whether AI-assisted tools have been used, authors remain fully responsible for:

  • Accuracy and integrity of all reported data
  • Authenticity of community service activities
  • Accuracy of program evaluation results
  • Originality of the manuscript
  • Accuracy and validity of references and citations
  • Interpretation and discussion of results
  • Protection of participant privacy and confidentiality
  • Compliance with ethical and institutional requirements
  • Accuracy of photographs, figures, tables, and documentation
  • The entire content of the final published article

Violation of the AI Policy

Suspected misuse of AI will be evaluated by the editorial team in accordance with the journal's Publication Ethics, Plagiarism Policy, and Research and Publication Misconduct Policy. An AI-detection score alone is not conclusive evidence of misconduct; the editorial team will assess the available evidence and give authors an opportunity to provide an explanation.

Where inappropriate AI use is identified, possible actions may include:

  • Request for clarification or revision
  • Rejection of the manuscript
  • Correction of a published article
  • Expression of concern
  • Retraction of the article in serious cases

Monitoring and Policy Updates

GENCARE: Journal of Health Empowerment and Community Innovation will periodically review and update this policy to reflect developments in Artificial Intelligence technologies and evolving international standards for responsible AI use in scholarly publishing.

References and Editorial Guidance

Kebijakan Kecerdasan Buatan (AI)

Kecerdasan Buatan Generatif atau Generative Artificial Intelligence (GenAI) dan perangkat berbantuan AI seperti ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, serta teknologi sejenis memberikan peluang dalam mendukung proses penulisan dan publikasi ilmiah. Namun, teknologi tersebut juga menimbulkan tantangan terkait akurasi, orisinalitas, kerahasiaan, transparansi, dan integritas akademik. GENCARE: Journal of Health Empowerment and Community Innovation berkomitmen mendorong penggunaan Artificial Intelligence secara bertanggung jawab dan transparan dalam publikasi ilmiah.

Kebijakan ini berlaku bagi penulis, reviewer, editor, serta pihak lain yang terlibat dalam proses publikasi jurnal.

Kepengarangan

Sistem Generative AI maupun perangkat berbantuan AI tidak dapat dicantumkan sebagai penulis atau co-author pada naskah yang dikirimkan ke GENCARE: Journal of Health Empowerment and Community Innovation.

Kepengarangan hanya diberikan kepada individu yang memberikan kontribusi intelektual dan ilmiah secara substansial serta mampu bertanggung jawab terhadap akurasi, integritas, orisinalitas, dan kepatuhan etika artikel.

AI tidak dapat bertanggung jawab terhadap isi publikasi, menyetujui versi akhir naskah, menjawab permasalahan integritas publikasi, maupun bertanggung jawab terhadap konflik kepentingan. Oleh karena itu, AI tidak memenuhi kriteria kepengarangan.

Penggunaan AI yang Diperbolehkan

Penulis dapat menggunakan perangkat berbantuan AI secara terbatas untuk:

  • Memperbaiki tata bahasa, ejaan, dan kejelasan bahasa
  • Meningkatkan keterbacaan dan gaya penulisan akademik
  • Membantu organisasi dan struktur naskah
  • Membantu formatting dan persiapan editorial
  • Membantu penerjemahan dengan kewajiban verifikasi akhir oleh penulis
  • Membantu pengembangan ide atau kerangka awal yang selanjutnya dievaluasi dan dikembangkan secara kritis oleh penulis
  • Mendukung analisis data yang transparan dan dapat direproduksi, sepanjang data asli autentik, metode terdokumentasi, dan seluruh hasil diverifikasi secara mandiri
  • Membuat diagram ilustratif atau media edukasi yang diberi keterangan jelas dan tidak disajikan sebagai bukti fotografis kegiatan yang benar-benar dilaksanakan

AI tidak boleh menggantikan kontribusi intelektual, pertimbangan profesional, analisis kritis, interpretasi, maupun tanggung jawab penulis terhadap isi naskah. Penulis wajib memverifikasi seluruh keluaran berbantuan AI dan mengungkapkan penggunaannya sesuai ketentuan berikut.

Penggunaan AI yang Dilarang

Penulis dilarang menggunakan AI untuk membuat, memanipulasi, atau merepresentasikan secara tidak benar kegiatan pengabdian kepada masyarakat maupun hasil ilmiah yang dilaporkan.

Penggunaan yang dilarang meliputi:

  • Membuat atau memanipulasi data peserta
  • Membuat hasil pre-test atau post-test yang tidak pernah diperoleh
  • Membuat hasil skrining, survei, wawancara, atau evaluasi yang fiktif
  • Membuat hasil statistik yang tidak berasal dari data sebenarnya
  • Membuat peserta, mitra, atau institusi fiktif
  • Membuat atau memanipulasi foto sehingga seolah-olah merupakan dokumentasi kegiatan nyata
  • Membuat testimoni atau pernyataan peserta yang tidak pernah diberikan
  • Membuat deskripsi palsu mengenai keterlibatan masyarakat atau pelaksanaan program
  • Mencantumkan referensi, sitasi, DOI, atau sumber yang fiktif, tidak ada, atau belum diverifikasi kebenarannya dalam naskah
  • Menggunakan AI untuk menyamarkan plagiarisme atau publikasi ganda

Foto atau dokumentasi visual yang digunakan sebagai bukti kegiatan pengabdian kepada masyarakat harus menggambarkan kegiatan yang benar-benar dilaksanakan. Gambar yang dihasilkan atau dimanipulasi secara substansial menggunakan AI tidak boleh disajikan sebagai dokumentasi autentik kegiatan. Ilustrasi berbantuan AI yang diperbolehkan harus diberi label secara jelas, diungkapkan penggunaannya, serta tidak boleh menyesatkan mengenai peserta, prosedur, atau hasil kegiatan.

Akurasi dan Verifikasi

Penulis tetap bertanggung jawab penuh untuk memverifikasi seluruh konten yang dibantu oleh AI sebelum naskah dikirimkan. Informasi yang dihasilkan AI dapat mengandung kesalahan fakta, referensi fiktif, sitasi yang tidak tepat, bias, atau interpretasi yang menyesatkan.

Seluruh referensi, DOI, sitasi, informasi statistik, pernyataan faktual, dan konten ilmiah yang diberikan atau disarankan oleh AI harus diverifikasi secara mandiri oleh penulis.

Kewajiban Pengungkapan

Penulis wajib mengungkapkan secara jelas dan transparan penggunaan AI generatif atau teknologi berbantuan AI dalam penyusunan materi yang dikirimkan, termasuk bantuan penulisan substantif, penerjemahan, analisis, atau pembuatan gambar. Pengungkapan dilakukan saat pengiriman naskah dan dalam artikel apabila relevan. Pemeriksaan ejaan biasa serta pemformatan mekanis yang tidak menghasilkan konten baru tidak memerlukan pengungkapan terpisah.

Pengungkapan setidaknya mencantumkan:

  • Nama perangkat AI yang digunakan dan versinya apabila diketahui
  • Tujuan penggunaan perangkat tersebut
  • Bagian naskah yang memperoleh bantuan AI
  • Pernyataan bahwa penulis telah memeriksa dan bertanggung jawab penuh terhadap konten akhir

Penulis menyatakan penggunaan AI dalam surat pengantar pengiriman naskah atau kolom deklarasi yang disediakan. Penggunaannya dijelaskan pada bagian Acknowledgments apabila berupa bantuan penulisan, atau pada bagian Methods apabila digunakan untuk pengolahan data, analisis, atau pembuatan gambar. Penulis tetap wajib memeriksa akurasi, orisinalitas, dan kelayakan materi tersebut.

Tidak mengungkapkan penggunaan AI secara substansial dapat dianggap sebagai pelanggaran etika publikasi.

AI dan Referensi

Penulis tidak boleh menggunakan referensi yang dihasilkan AI tanpa memeriksa sumber aslinya. Setiap referensi yang dicantumkan harus merupakan publikasi yang nyata, dapat ditelusuri, dan relevan.

Referensi fiktif, DOI yang salah, artikel yang tidak pernah diterbitkan, atau sumber yang direpresentasikan secara tidak benar oleh AI merupakan praktik akademik yang tidak dapat diterima.

AI dan Privasi Peserta

Penulis tidak boleh memasukkan informasi pasien yang dapat diidentifikasi, rekam peserta, data institusi yang bersifat rahasia, atau informasi sensitif lainnya ke dalam sistem AI pihak ketiga tanpa dasar izin yang sah, persetujuan peserta atau institusi yang diperlukan, serta perlindungan kerahasiaan dan keamanan data yang memadai. Data perlu diminimalkan dan dianonimkan sejauh memungkinkan; anonimisasi saja tidak otomatis membuat suatu sistem layak digunakan untuk materi rahasia.

Privasi, kerahasiaan, dan hak peserta kegiatan pengabdian harus selalu dilindungi.

Tanggung Jawab Reviewer

Reviewer wajib menjaga kerahasiaan naskah yang diterima untuk proses peer review.

Reviewer tidak boleh mengunggah naskah yang belum dipublikasikan, gambar, tabel, data peserta, atau materi rahasia lainnya ke sistem AI eksternal, kecuali penggunaan tertentu telah mendapat persetujuan tertulis sebelumnya dari jurnal, izin penulis yang diperlukan telah diperoleh, dan kerahasiaan dapat dijamin. Reviewer yang ingin menggunakan AI untuk membantu penelaahan harus meminta persetujuan editor terlebih dahulu, mengungkapkan penggunaannya, serta memverifikasi penilaiannya secara mandiri.

Reviewer tetap bertanggung jawab secara pribadi terhadap kualitas, akurasi, objektivitas, dan substansi laporan review yang diberikan.

Tanggung Jawab Editor

Editor wajib melindungi kerahasiaan dan hak kekayaan intelektual naskah yang dikirimkan. Naskah yang belum dipublikasikan, laporan reviewer, data peserta, atau materi editorial rahasia tidak boleh dimasukkan ke dalam sistem AI kecuali terdapat izin penulis yang diperlukan dan perlindungan yang menjamin kerahasiaannya. Apabila jurnal menggunakan AI untuk proses produksi editorial, misalnya penyuntingan bahasa, penggunaannya harus diawasi manusia dan diinformasikan secara transparan kepada penulis apabila relevan.

Keputusan editorial tetap menjadi tanggung jawab editor manusia yang kompeten. AI tidak boleh secara mandiri menentukan apakah suatu naskah diterima, direvisi, atau ditolak.

Akuntabilitas Penulis

Terlepas dari penggunaan perangkat berbantuan AI, penulis tetap bertanggung jawab penuh terhadap:

  • Keakuratan dan integritas seluruh data
  • Keaslian kegiatan pengabdian kepada masyarakat
  • Keakuratan hasil evaluasi program
  • Orisinalitas naskah
  • Keakuratan referensi dan sitasi
  • Interpretasi dan pembahasan hasil
  • Perlindungan privasi dan kerahasiaan peserta
  • Kepatuhan terhadap ketentuan etika dan institusional
  • Keaslian foto, tabel, gambar, dan dokumentasi kegiatan
  • Seluruh isi artikel yang akhirnya dipublikasikan

Pelanggaran Kebijakan AI

Dugaan penyalahgunaan AI akan dievaluasi oleh tim editorial sesuai dengan Publication Ethics, Plagiarism Policy, serta Research and Publication Misconduct Policy GENCARE. Skor perangkat pendeteksi AI saja bukan bukti konklusif adanya pelanggaran; tim editorial wajib menilai bukti yang tersedia dan memberikan kesempatan kepada penulis untuk menjelaskan.

Apabila ditemukan penggunaan AI yang tidak sesuai, tindakan yang dapat dilakukan meliputi:

  • Permintaan klarifikasi atau revisi
  • Penolakan naskah
  • Koreksi terhadap artikel yang telah diterbitkan
  • Expression of Concern
  • Retraksi artikel untuk pelanggaran yang serius

Pembaruan Kebijakan

GENCARE: Journal of Health Empowerment and Community Innovation akan meninjau dan memperbarui kebijakan ini secara berkala sesuai dengan perkembangan teknologi Artificial Intelligence dan standar internasional mengenai penggunaan AI yang bertanggung jawab dalam publikasi ilmiah.

Sumber dan Pedoman Editorial